Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste – opiskelijahallinta ja koulutuksiin osallistuvien henkilötietojen käsittely
Opiskelijahallintajärjestelmään ja kurssien hallintaan liittyvä tietosuojaseloste.
Tämä tietosuojaseloste kattaa opiskelijoiden henkilötietojen keräämisen ilmoittautumis- ja maksamisvaiheesta sekä opiskelun aikaisten suoritusten tietojen keräämisen sekä tietojen mahdolliseen luovuttamisen.
Rekisterinpitäjä
Salon seudun koulutus Oy, aputoiminimi Edusalo (2660023-1)
Taitajankatu 6
24240 Salo
Puhelin 050 5960727
asiakaspalvelu@edusalo.fi(siirryt toiseen palveluun)
Yhteisrekisterinpitäjä
Salon seudun koulutuskuntayhtymä (0139545-4)
Taitajankatu 6
24240 Salo
Puhelin 02-77041
Kirjaamon sähköposti sskky@sskky.fi(siirryt toiseen palveluun)
Yhteyshenkilöt rekistereissä koskevissa asioissa
Markus Juhola, toimitusjohtaja | 050 5960727 | markus.juhola(at)edusalo.fi
Saija Välikangas, tietosuojavastaava | 044 7704588 | saija.valikangas(at)sskky.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin tarkoituksena on opiskelija- ja yritysasiakasrekisterin ylläpito ja hallinta. Järjestelmässä hallitaan kursseja sekä koulutuksiin ilmoittautuneiden henkilöiden henkilötietoja ilmoittautumisesta aina palautekyselyyn asti. Prosessi kattaa kurssitarjonnan, ilmoittautumisen, kurssin maksamisen sekä suoritusten kirjaamisen sekä palautekyselyn tuottamisen. Lisäksi järjestelmässä ylläpidetään osaamis- ja luparekisteriä sekä seurataan lupakorttien voimassaoloa.
Käsittelyn lainmukaisuus ovat käyttötarkoituksittain
Koulutuksiin hakeutuneiden asiakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1 kohdan a alakohta) tai oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Käsittely perustuu myös lakisääteiseen velvoitteeseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta) silloin kun kyse on työvoimakoulutuksen raportoinnista tai lupakorttien ja pätevyyksien hallinnasta.
Rekisteriin liittyvä lainsäädäntö
Tiettyjen tehtävien suorittamiseksi vaaditaan lupakortti tai ammattipätevyys. Näihin liittyvä lainsäädäntö on esimerkiksi elintarvikelaki, alkoholilaki, liikennepalvelulaki.
Rekisterin tietosisältö ja tietojärjestelmä
Opiskelijahallintojärjestelmänä käytetään Kidea IT Oy:n Kidea Campus -järjestelmää. Palvelua käyttävät opettajat sekä koulutuksiin osallistuvat selaimella. Sovelluksessa käsitellään seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, henkilötunnus (salattuna), syntymäaika, työnantaja, asema. Lisäksi käsitellään ilmoittautumis- ja kurssitiedot, osallistumis- ja läsnäolotiedot, suoritukset, arviot, todistukset, laskutus- ja maksutiedot, palautevastaukset, käyttäjätunnukset, lokitiedot, suostumuksia ja kieltoja koskevat tietoja.
Tiettyjen tietojen antaminen on välttämätöntä ilmoittautumisen, laskutuksen ja todistuksen laatimisen kannalta. Tällaisia pakollisia henkilötietoja ovat: Nimi, henkilötunnus ja osoite, sekä yrityksiltä y-tunnus. Jos rekisteröity ei anna näitä tietoja, koulutukseen ilmoittautumista tai koulutuksen suorittamista ei voida käsitellä. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia, ja tiedot kerätään henkilön suostumuksella, ellei niiden antamisesta ilmoiteta erikseen.
Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Säännönmukaiset tietolähteet
Pääsääntöisesti tietolähteet ovat henkilön itsensä tai hänen työnantajansa antamat. Työvoimaviranomainen luovuttaa tietoja työvoimakoulutukseen liittyen.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lupakorttien suorittaneiden tietoja luovutetaan lupakorttien rekisterinpitäjille.
Työllisyysalueelle luovutetaan tietoja perustuen ”Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä, 115 §” työvoimaviranomaisen tiedonsaantioikeuteen liittyen.
Salon seudun koulutuskuntayhtymälle tietoja luovutetaan laskuaineiston ja maksupalvelun vuoksi. Lisäksi kuntayhtymälle luovutetaan tiedot pysyvästi säilytettävien todistusten osalta. Pysyvästi säilytettävät todistukset ja niissä esitetyt henkilötiedot siirretään/luovutetaan Salon seudun koulutuskuntayhtymän asianhallintajärjestelmään.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen tai lakiin perustuvan oikeuden tai velvollisuuden nojalla.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Järjestelmätoimittaja Kidea IT Oy sekä Svea Payments Oy.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyä suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Toimenpiteisiin kuuluvat muun muassa roolipohjaiset käyttöoikeudet, vahva tunnistautuminen, salattu tiedonsiirto, käyttöoikeuksien hallinta, lokitus, automaattinen istunnon päättyminen, varmuuskopiointi sekä henkilöstön ohjeistus ja salassapitovelvollisuus. Edusalo ohjeistaa, että erityisiä henkilötietoryhmiin kuuluvia, kuten terveystietoja ei tule tallentaa tai luovuttaa järjestelmään lainkaan.
Manuaalinen aineisto pyritään minimoimaan eikä Edusalo kerää ilmoittautuneista tai kurssin suorittaneista erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Kansallisarkiston tai viranomaisen määrittämät pysyvästi säilytettävät todistukset säilytetään pysyvästi.
Palautetiedot ja lokitiedot säilytettään järjestelmässä yhden vuoden.
Ilmoittautumis- ja osallistumistiedot, laskutus- ja maksutiedot, lupakortti ja pätevyystiedot sekä suoritukset säilytetään järjestelmässä 6 vuotta.
Todistukset, jotka viranomaisen mukaan ovat voimassa pysyvästi tai ovat Kansallisarkiston määräyksestä pysyvästi säilytettäviä säilytetään pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot sekä pyytää virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisemista. Rekisteröidyllä voi olla myös oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä. Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta ja muista laissa säädetyistä edellytyksistä.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai tietosuojavastaavaan tässä selosteessa ilmoitetuilla yhteystiedoilla.
Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin eikä rekisteröityyn kohdisteta sellaista automaattista päätöksentekoa, jolla olisi häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojasäännöksiä. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löytyvät sivulta www.tietosuoja.fi(siirryt toiseen palveluun)